Praxissoftware wechseln: 15 Punkte, die vorher geklärt sein müssen
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Am ersten Montag im neuen System muss die Abrechnung laufen, jeder Termin und jede Karteikarte abrufbar sein und die TI antworten. Daran entscheidet sich, ob der PVS-Wechsel ein geplanter Schritt war oder ein Risiko. Wer ein paar Dinge vorher klärt, nimmt diesem Montag das Risiko.
Was muss vor dem Wechsel geklärt sein?
Die wichtigsten Fragen entscheiden sich, bevor die erste Datei migriert wird: Welche Daten kommen aus dem alten System mit? Wie sieht die Vertragslage beim bisherigen Anbieter aus? Wann ist der ruhigste Zeitpunkt im Quartal? Was passiert mit der laufenden Abrechnung?
Welche 15 Punkte gehören vor dem PVS-Wechsel auf die Liste?
Die 15 Punkte klären den Umfang der Datenübernahme, die Vertragslage beim bisherigen Anbieter, Stichtag und Abrechnung, TI-Anbindung und Hardware, Fachmodule und Vorlagen sowie Schulung, Go-live-Betreuung, Support und Kosten. Wer sie vor der Migration beantwortet, nimmt dem ersten Montag im neuen System das Risiko:
- Welche Daten sollen übernommen werden: Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnung, Termine, Dokumente?
- Aus welchem Quellsystem und in welchem Versionsstand wird migriert?
- Gibt es einen Testlauf der Datenübernahme vor dem Stichtag?
- Wie ist die Kündigungsfrist beim bisherigen Anbieter?
- Bleibt das alte System als schreibgeschützte Sicherung erhalten?
- Wann im Quartal liegt der Stichtag, mit Blick auf die Abrechnung?
- Wer übernimmt die TI-Anbindung im neuen System?
- Sind Kartenterminals, Drucker und Hardware kompatibel?
- Welche Fachmodule und Schnittstellen werden gebraucht?
- Wie werden Formulare und Briefvorlagen übernommen?
- Wann und wie wird das Team geschult?
- Wer ist am Go-live-Tag vor Ort erreichbar?
- Wie sieht der Support nach dem Umstieg aus?
- Welche Kosten fallen einmalig, welche laufend an?
- Gibt es einen Ansprechpartner für alles oder mehrere Dienstleister?
Was macht beim PVS-Wechsel den Unterschied?
Funktionen bringt jede moderne Praxissoftware mit. Den Unterschied macht, ob jemand die Migration plant, die Daten vorab prüft, das Team mitnimmt und nach dem Go-live erreichbar bleibt. Den Wechsel zu MEDICAL OFFICE legen wir über das Wochenende, sodass die Praxis am Montag in der Regel normal weiterarbeitet. Die ausführliche Checkliste gibt es als PDF.
Häufige Fragen
Wie lange steht die Praxis beim PVS-Wechsel still?
Bei guter Planung kaum. Der Wechsel wird meist auf ein Wochenende gelegt: Freitag Feierabend im alten System, Montag läuft in der Regel die neue Praxissoftware mit den vorab geprüften Daten. So bleibt das Risiko eines Praxisstillstands gering.
Gehen beim Wechsel der Praxissoftware Daten verloren?
Ein geprüftes Verfahren ist darauf ausgelegt, das zu vermeiden: Testlauf der Datenübernahme vor dem Stichtag und Kontrolle der Datenliste. Wo das Quellsystem es zulässt, bleibt die alte Datenbank zusätzlich als schreibgeschützte Sicherung verfügbar. Der konkrete Übernahmeumfang hängt vom Quellsystem ab.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Meist ein ruhiges Zeitfenster mit Blick auf die Quartalsabrechnung. Bei Quartalswechsel wird der Stichtag oft nach Abschluss der laufenden Abrechnung gelegt, damit die Quartalsabrechnung an die KV nicht unterbrochen wird.
Kostenlose Checkliste (PDF)
Der PVS-Wechsel in 15 Punkten
Die Checkliste führt durch alle drei Phasen des Wechsels: von der Vertragsprüfung bis zur ersten Abrechnung im neuen System. Per E-Mail, zum Abhaken.
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