Quartalswechsel in der Arztpraxis: reibungslos abrechnen ohne Stress

Zum Ende jedes Quartals verdichtet sich in der Arztpraxis dieselbe Aufgabe: Die Leistungen des Quartals müssen vollständig erfasst, geprüft und fristgerecht an die Kassenärztliche Vereinigung übermittelt werden. Läuft dabei etwas schief, fällt es oft erst auf, wenn die KV einen Schein zurückweist und Honorar sich verzögert. Der Quartalswechsel in der Arztpraxis wird planbar, wenn die Praxissoftware Erfassung, Prüfung und Abrechnung in einem Ablauf hält. Dieser Beitrag zeigt, was zum Quartalsende ansteht und wie ein integriertes System den Wechsel entlastet.

Was zum Quartalsende in der Praxis ansteht

Der Quartalswechsel ist mehr als ein Knopfdruck. Mehrere Aufgaben fallen in kurzer Zeit zusammen:

1. Offene Scheine abschließen: Jeder Behandlungsschein des Quartals muss vollständig dokumentiert und mit den erbrachten Leistungen versehen sein.
2. Diagnosen und Leistungen prüfen: Fehlende Diagnosen, unvollständige Angaben und nicht abgerechnete Leistungen kosten Honorar oder führen zu Rückfragen der KV.
3. Versichertenstatus klären: Karten, die im Quartal nicht eingelesen wurden, und ungeklärte Versicherungsverhältnisse gehören vor dem Versand bereinigt.
4. Quartalsabrechnung erstellen und prüfen: Die gesammelten Scheine gehen als Quartalsabrechnung an die KV, innerhalb der Abgabefrist Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung.
5. Privat-, BG- und Selektivabrechnung: Neben der KV-Abrechnung laufen Privatliquidation nach GOÄ, BG-Fälle sowie HzV- und Selektivverträge, jeweils auf eigenem Weg.
6. Quartalsupdate einspielen: Das Update der Praxissoftware zum Quartal bringt die aktuellen Abrechnungsgrundlagen mit und sollte vor dem ersten Tag des neuen Quartals stehen.

Warum der Quartalswechsel Stress macht

Der Druck entsteht selten aus einer einzelnen Aufgabe, sondern aus ihrem Zusammentreffen. Sind die Abrechnungswege auf mehrere Programme verteilt, muss jede Liste einzeln geprüft, exportiert und zusammengeführt werden. Jeder Medienbruch ist eine Stelle, an der ein Schein hängen bleibt oder eine Angabe verloren geht. Dazu kommt der Zeitdruck: Die Frist der KV steht fest, der laufende Betrieb geht weiter, und Fehler zeigen sich oft erst, wenn die Abrechnung schon unterwegs ist. Wer den Quartalswechsel entzerren will, setzt deshalb nicht bei mehr Überstunden an, sondern bei einem Ablauf, der Fehler früh sichtbar macht.

Wie eine integrierte Praxissoftware den Quartalswechsel entlastet

MEDICAL OFFICE bündelt Termine, Karteikarte und Abrechnung in einem System. KV- und EBM-Abrechnung, Privatliquidation nach GOÄ, BG-Fälle sowie HzV- und Selektivverträge laufen über denselben Datenbestand, aus dem heraus auch dokumentiert wird. Damit entfällt der Abgleich zwischen getrennten Programmen: Was im Behandlungszimmer erfasst wird, steht in der Abrechnung. Der Versichertenstatus aus dem Kartenlesen, die Labordaten über LDT und die Diagnosen aus der Karteikarte liegen an einer Stelle. Zum Quartalsende muss so nicht erst zusammengetragen werden, was über das Quartal verstreut entstanden ist.

Die Plausibilitätsprüfung vor dem Versand an die KV

Der entscheidende Schritt vor der Quartalsabrechnung ist die Prüfung. MEDICAL OFFICE führt vor dem Versand an die KV eine Plausibilitätsprüfung durch. Sie meldet auffällige und unvollständige Scheine, bevor die Abrechnung das Haus verlässt, statt dass die KV sie später beanstandet. So lassen sich fehlende Diagnosen, unstimmige Angaben und offene Scheine korrigieren, solange die Korrektur noch ohne Honorarverzug möglich ist. Das verschiebt die Arbeit von der Nachbearbeitung zurückgewiesener Scheine hin zu einer kurzen Kontrolle vor dem Versand, die Rückläufer vermeidet.

Dieselbe Systematik trägt die übrigen Abrechnungswege mit. Das Recallmanagement hält Vorsorge- und Impftermine über das Quartal hinweg nach, sodass Leistungen gar nicht erst durchrutschen, und die Privat- sowie Selektivabrechnung läuft aus demselben Datenbestand, ohne dass für jeden Weg ein eigenes Programm gepflegt werden muss. Das ist die praktische Seite des Anspruchs Mehr Medizin. Weniger Verwaltung.

Wenn es am Quartalswechsel klemmt

Gerade in den Tagen um den Quartalswechsel zählt, dass jemand erreichbar ist, wenn eine Prüfung Fragen aufwirft oder das Update hakt. Die Hotline von Jupitec ist auch zum Quartalswechsel zu den Servicezeiten (Mo bis Fr) besetzt, ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden. Als zertifizierter MEDICAL OFFICE Partner betreut Jupitec Praxen und MVZ bundesweit, das Unternehmen besteht seit 1994 und arbeitet für über 500 Kunden. Wer den Quartalswechsel verlässlich abwickeln will, klärt im Servicevertrag vorab, wer im Ernstfall ansprechbar ist, statt am Abgabetag allein vor einer roten Meldung zu sitzen. So bleibt am Quartalsende mehr Zeit für die Medizin und weniger für die Verwaltung. Bei konkreten Abrechnungs- oder Fristfragen beraten wir Sie persönlich.