Datenübernahme Praxissoftware: Kosten und Ablauf beim PVS-Wechsel

Zwei Sorgen halten Praxen am häufigsten vom Wechsel der Praxissoftware ab: Was passiert mit den Patientendaten aus vielen Jahren Karteiführung, und was kostet der Umstieg am Ende wirklich? Beide Fragen lassen sich klären, bevor die erste Datei migriert wird. Dieser Beitrag zeigt, was die Datenübernahme kostet, wovon der Preis abhängt und wie der PVS-Wechsel Schritt für Schritt abläuft.

Was die Datenübernahme kostet

Die Datenübernahme ist eine einmalige Leistung und vom laufenden Softwarepreis getrennt. Bei Jupitec beginnt die Migration ab 1.900 Euro (netto, zzgl. MwSt.). Den genauen Betrag kalkulieren wir vorab anhand Ihres Quellsystems, nicht im Nachhinein. Davon zu trennen sind die laufenden Lizenzkosten von MEDICAL OFFICE: Sie beginnen je nach Edition ab 59 Euro im Monat (Light, für Privatarztpraxen) oder 109 Euro im Monat (Professional, für die moderne Arztpraxis); für große Einrichtungen und MVZ gilt die Enterprise-Edition auf Anfrage. Ein Arbeitsplatz ist enthalten, jede weitere Arbeitsplatzlizenz kostet 20 Euro im Monat. Eine erste Hausnummer für die einmaligen und die laufenden Kosten liefert der Preisrechner.

Wovon der Preis der Datenübernahme abhängt

Die Preisspanne hat einen sachlichen Grund: Kein Datenbestand gleicht dem anderen. Den Aufwand bestimmen vor allem vier Faktoren.

1. Quellsystem und Versionsstand: Wir übernehmen Daten aus über 130 Praxisverwaltungssystemen. Aus welchem System und welcher Version migriert wird, entscheidet über den Umfang der nötigen Konvertierung. Die gängigen Systeme haben wir bereits in echten Projekten migriert, seltenere prüfen wir vorab anhand einer Testdatenbank.
2. Datenmenge und Praxisalter: Eine Einzelpraxis mit überschaubarer Historie ist schneller übertragen als ein über Jahre gewachsener Bestand mit langen Karteiverläufen.
3. Datenqualität: Gepflegte, einheitliche Daten lassen sich klarer abbilden als ein Bestand mit Dubletten und uneinheitlich gefüllten Feldern.
4. Übernahmeumfang: Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnung, Termine, Formularvorlagen und verknüpfte Dokumente lassen sich unterschiedlich tief übernehmen. Was sinnvoll ist, legen wir gemeinsam fest.

So läuft die Datenübernahme ab

Der Wechsel folgt einem festen Ablauf, der den Stillstand der Praxis klein hält.

1. Testlauf vorab: Wir bekommen einen Testabzug Ihrer bisherigen Datenbank, prüfen die Übernahmequalität und zeigen das Ergebnis in einer MEDICAL OFFICE Testumgebung. Sie sehen vor dem Stichtag genau, was übernommen wird.
2. Stichtag am Wochenende: Den Umstieg legen wir auf ein Wochenende. Freitag ist Feierabend im alten System, Montag früh läuft MEDICAL OFFICE mit den geprüften Patientendaten, Terminen und Karteieinträgen.
3. Migration mit gesicherter Rückfallebene: Über das Wochenende läuft die geprüfte Datenkonvertierung. Ihre bisherige Datenbank bleibt zusätzlich als schreibgeschützte Sicherung erhalten, falls Sie historische Daten nachschlagen müssen.
4. Schulung und Go-live: Am Montag ist ein Mitarbeiter vor Ort, schult Ihr Team am eigenen Ablauf und löst Fragen direkt im Betrieb. Danach ist die Hotline zu den Servicezeiten (Mo bis Fr) erreichbar.

Wie ein geprüftes Verfahren das Risiko der Datenübernahme senkt

Die Angst vor verlorenen Karteien ist der häufigste Grund, einen überfälligen Wechsel aufzuschieben. Drei Punkte senken dieses Risiko spürbar. Erstens wird die Übernahme vor dem Stichtag an einer Testdatenbank geprüft, sodass kein Verfahren ungetestet auf den Echtbestand angewendet wird. Zweitens sehen Sie vorab anhand der Testumgebung, was tatsächlich ankommt, und geben den Stichtag erst danach frei. Drittens bleibt Ihre alte Datenbank als schreibgeschützte Sicherung erhalten. Der konkrete Übernahmeumfang hängt vom Versionsstand und der Datenqualität Ihres bisherigen Systems ab; was übernommen wird, sagen wir Ihnen vor dem Wechsel, nicht danach. Ein pauschales Nullrisiko-Versprechen geben wir bewusst nicht; das Verfahren hält das Risiko klein und macht den Übernahmeumfang vor dem Stichtag sichtbar.

Wer den Wechsel plant, geht am besten mit dem Quellsystem ins Gespräch. Nennen Sie uns Ihr aktuelles PVS, und wir prüfen die Datenübernahme anhand einer Testdatenbank und nennen den Preisrahmen, bevor Sie sich festlegen.